グローバル人材を目指す英語と思考のブログ

“ふつうの人”とグローバルをつなぐ英語と思考

「最初から正しくやる」とは?-仕事上の3つのプロセス

「最初から正しくやる」という言葉には何かしら、目からウロコ的な響きがあると感じます。

「そうだ、最初から正しくやればいいんだ」と思ったりします。

今の会社に入社した時、この「最初から正しくやる」というスローガンを聞き、「なるほど、そうすれば無駄や間違いも減るよね」と思いました。

ただ、この場合は品質や製造からの視点で「(あらかじめ構築されている)正しい手順に沿ってやれば、正しい製品が製造される」という意味合いです

手順がない場合は、「最初から正しくやる」ことは難しいですね。多くのビジネスパーソンにとって毎日は問題解決ですが、最初から問題解決の手順は準備されていません。「最初から正しく」は当たり前だが難しいことですね。

私も入社以来長い年月を経ても、毎日の業務が時間がかかり、遠回りになる度にこの言葉が頭の中に浮かんできます

今回はビジネスパーソンにとって「最初から正しくやる」ことの大事さについて考えてみました。

ただ、これは「効率的に仕事をするスキル」とはちょっと違う気がします。

「最初から正しくやる」は目的を達成する行為に対する「思い」や「姿勢」であるように感じます。

このことはビジネスパーソンのあらゆる場面で大切になってくると思います。今回の記事が皆さんの毎日のお仕事の参考になれば幸いです。

「最初から正しくやる」がなぜ大切か?

まずいきなりですが、100%「最初から正しくやる」ことは日々の仕事でほぼ不可能でしょう。

では大切なのは何でしょうか?私が思うに「最初から正しくやろうとする思い・姿勢」を絶えず持つことです。

この「思い・姿勢」をキープするためには「目的」、「切り口、スコープ」、「日頃からの習慣」が大事になります。

これらのことを意識することで、目的を達成するための行動に対して、正しいプロセスを踏む習慣が身に付きます。

当然、目的や切り口は誰もが問題解決時に考えることですが、無意識でこれらのプロセスを通過してしまうことが多いと思います。

問題解決に取り組む前に、意識的にこのプロセスを実行する必要があります。

「最初から正しくやるための3つのプロセス」

  1. 「目的」:ISOの言葉で「Production Realization」という言葉があります。日本語では「製品実現」です。もう少し意訳すると「製品を正しく実現(製造)する」ですね。これは仕事全般にも当てはまります。
    「何が正しい姿、結果なのか?」を意識しておくことは大事です。例えば「工程効率化プロジェクト」でも何が目的か、コストと効率の最適化を目指すのか、不良の削減なのか、人件費削減なのか、他に別の要因があるのかをよく考える必要があります。
  2. 「切り口・スコープ」:問題解決には欠かせませんが、センスが問われる難関ですね。ただいつもMECE的な視点で切り口とスコープを考える習慣をつけておくと、ある程度はセンスが磨けると思います。MECE(mutually exclusive colletively exhaustive)は問題解決でよく使われる「モレなくダブりなく」です。
    先の工程効率化プロジェクトであれば、3つ工程(機能)で分け、費用と人員の2つの要素に分けるなど「機能」や「要素」に分解し、いろいろ組み合わせてみると上手く整理することができます。
  3. 「日頃からの準備」問題解決を日常的に考ることが大切になってきます。現実はいろいろな制約があって難しいと思いますが、「頭の中の妄想」だけでも問題解決の習慣が身に付きます。また、会社自体が抱える大きな問題があれば、経営陣目線で考えるのも面白いでしょう。問題解決についてのエクササイズは当ブログの下記記事の「ロジカル思考/プログラミング思考/問題解決思考」でも触れていますので、参考にしていただければと思います。

    www.beglobalperson.com

    もう一つは自分の業務に必要なデータを最初から正しく収集しておくことです。データのセンスもない私はこれでいつも苦労します。世の中では「Big Dataの活用」が当たり前になっていますが、一般的中小企業では自前でいろいろなデータを集める場合が多いですね。この時にルールやフォーマットをきちんと決め、地道に積み重ねておく必要があります。チームにデータの蓄積を指示したが、最初からきちんとチェックしていなかったので、蓄積したデータが思った以上に使えないこともありました。ちなみに私の以前の上司は「データは資産」である言っていました。

まとめ「最初から正しくやる思い・姿勢」

誰も最初から「間違ったやり方でもOK!」と思って仕事はしないと思いますが、「最初から正しくやるつもりでプロセスを経て取り組む」ことを意識しておくのは大切です。

このことを念頭に置いておかないと、よくない意味でのトライ&エラーのアプローチが失敗ループとして習慣化してしまいます。

例えば楽器の練習でも、間違えた個所を焦って何度も練習しても「間違いの反復練習」になってしまいます。

「あ、こうしたほうがいいかも!」など直観的にむやみに進めるのではなく、「最初からどうしたら正しくできるだろう?」を考える習慣を持っておくことは大事ですね。

上手く進まなくてパニックになったら、一度立ち止まって「正しいやり方」を考えてみましょう。

ポイントは目標をきちんと意識しながら、切り口やスコープをMECEで考え、一方で日頃から問題解決の習慣やきちんとしたデータの蓄積をしておくことです。

ではこれでうまくいくか?というと、2、3割というのが私の実感です。「最初から正しくやる」はスキルではないので、問題解決等のスキルは同時に学んでいく必要があります。

また、「最初から正しくやる」ことは「最初から正しく伝える」ビジネスコミュニケーションにも良い影響を与えると思います。

私の場合、そもそも人生も最初から正しくできているか?も疑問ですが、なにごともまず「最初から正しくやる思い・姿勢」を持って毎日を過ごすことが大事な気がしますね。