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英語の会議はもう怖くない!-最初に抑えるべきポイント

仕事を英語をで使う上で、帰国子女でもない限りいろいろな悩みがあると思います。
今回は英語初級~中級の方に向けて、英語での会議に参加する際のポイントと使える定番英語について紹介します。

皆さんは英語で会議に参加したことはあるでしょうか?

外資系や海外と取引のある会社に勤めていらっしゃる方は、 英語での会議の経験もあると思います。

もちろん英語の能力にもよりますが、英語での会議は日本語でやるよりずっと難しいと感じる方も多いと思います。

確かに私自身、過去3年間で計算すると、1on1だけでも100回以上は行っていることになりますが、いまだに苦労することも多いです。

英語での会議の種類にもよるとも思いますが、「内容が聞き取れない、発言しようとしてもうまく英語が出てこない、相手に通じないかもしれないので怖い」などが外国語コミュニケーションにおける定番の悩みですね。

リモート会議が定番になるにつれ、海外とのやり取りもリモートでの会議が当たり前になってきています。これは外資系でも国内系でも同じですね。

つまり英語での会議に積極的に参加できるようなスキルを身につけることはスキルとして以前大切になります。

 
英語会議に慣れるための3つのポイント

ポイントは主に三つあります。1.英語での会議の進行に慣れる。2.定番の会議英語を身に付ける。3.英語というローコンテクスト会話を意識するの三つです。これらのポイントを押さえれば英語会議へのハードルも低くなります。

1.英語の会議進行に慣れる

会議の形態は1on1、グループ会議、Town Hall(全社会議)などいくつかありますが、それぞれ定番の進行があります。その進行に慣れておくと、 会議の内容もつかみやすくなり、自分が参画しているという意識も高まります。1on1の定番進行について後ほど説明します。

2.定番の会議英語を身に付ける

自分の英語の実力が足りないのでわからないと思う場合、往々にして「英語をもう少し勉強してから、頑張って参加しよう」と思う方も多いと思いますが。勉強自体が後回しになる可能性大ですね(笑)。

3.英語というローコンテクスト会話を意識する

このブログでも何度か紹介していますが、察しながら進行していく日本語( ハイコンテクスト文化)と違い、明確にかつ理路整然と説明することが求められます。

 

ではこれら三つのポイントを抑えるために、何をすればいいか少し詳しくを見ていきましょう。 

英語会議の「お作法」と「使える英語」

1.英語での会議の「お作法」に慣れる

英語に限らず会議の形態もいろいろありますが、今回はまず1on1 ミーティングの「お作法」について解説します。1on1というと個人面談的なイメージなので緊張しますが、二人だけなので比較的簡単です。内容も自分の仕事範疇なので分かりやすいです。

初回の場合は自己紹介がありますが、その後は進め方もほぼ定番の進行で行われます。

基本的には簡単な挨拶をし、すぐ本題に入っても構いません。

議題は最初にリストで用意しておくといいでしょう。

出来れば自分でリードして一つ一つリストをレビューしながら、現在の状況をアップデートします。

相手からの質問を確認し、必要な場合にはサポート依頼します。

最後にアクションを確認し、簡単に挨拶をして終わります。ちょっと素っ気ないような感じがする場合もありますが、みんな忙しいのでさっと終わることを定番にしておくと気持ちも楽になります。 

2.定番の会議英語を身に付ける

では流れに沿って具体的な使える英語を紹介していきます。

一番最初の挨拶(1on1をやるにあったって)
"Hi", "How are you?",  "How's going?" と簡単な挨拶でいいですが、"How are you?"などは「こんにちわは」という程度の意味なので、返事は"Great!"や"Pretty good!"を使い、"Busy"とか"So so"とかのネガティブなコメントは避けた方がいいですね。基本は言葉での説明=事実です。"Shall we start?"で早めに本題にはいりましょう。

 

【アジェンダ】目的の確認

何が目的かをはっきりさせましょう。アジェンダのレビューだけなのか、追加で何かあるのかを最初に言っておくといいですね。

  • There's nothing new, I just want to update my task list.「特に新しいことはありません。タスクリストについてUpdateします」

 

【内容の把握・確認】何を言っているか、何を言いたいか、景背

自分の言いたいことをなるべくシンプルに伝えましょう 。タスクリストに番号とそのイベントを書いておくとよりはっきりします。

  • Regarding the item No.1, this year budget…「今年の予算についてですが」

 

【アクションの把握】何をしてほしいか、自分が何をするか

順調なのか、問題があるかによって違います。うまくいっていればそれ以上は何も言われないことが多いですし、うまくいってない場合は「なぜうまくいってないか?」を伝えれば、もちろん聞いてくれます。 

  • 順調な場合:Everything is going well. There is no issues.「全て順調で特に問題はありません」
  • 問題がある場合: I have a minor issue here.「ちょっとした問題が発生しています」
  • サポートが必要な場合:I would like you to …. 「・・・お願いしたいのですが」
  • 確認する: Let me check if I understand you correctly. 「ちょっと確認させてください」

 

【終わり】”Make sure"(確認)する

できればアクションプランについては終わりに再確認するほうがいいですね。また、今後も状況を継続的にアップデートすることを伝えましょう。

  • 確認:I would like to double check my next actions. 「私の次のアクションを確認させてください」
  • 報告:"I will keep you posted."「随時連絡します」が定番ですが、"I will kepp you update"のほうが使いやすいかもしれません。
  • 相槌:その都度相槌を入れると会話もスムーズになります。"Yes", "I see", "Understood", "Sure"など短い相槌がいいですね。 
  • 終わりの挨拶 単に”See you next time! "でいいでしょう。"Bye"でもOKです。元気よく終わりましょう。

まとめ-1on1は中三英語でいつでも始めれる

いかがでしたでしょうか?実際私とインド人の上司との打ち合わせでも、私が使う英語は紹介した簡単な単語ばかりです。

1on1は確かに緊張しますが、自分の仕事の領域であり、定番の進行なので英語での会議という意味ではハードルが低いので、ビジネス現場の英語の勉強には有効ですね。時間のないビジネスパーソンにとっては「習うより慣れろ」しかありません。 
業務進捗の報告に限れば、定番の進行に沿って進め、定番の英語でシンプルに伝えることでうまく会議が進行できると思います。
このような会議で使う英語は中学3年生レベルの英語で十分です。英語の映画やドラマが聞とりができるレベルである必要は全くありません。 


ただ気をつけることは日本語の感覚で話していると、ポイントがずれたり言い訳や前置きが長くなってしまうので、ローコンテクスト文化を意識し、問題点、対策、結論などをシンプルに論理的に説明するということが大事になっています。 


1on1 ミーティングの機会がないという人も色々なやり方はあると思います。例えば上司が外国人であれば自分から5分程度の1on1 ミーティングを依頼してもいいでしょう。
番外編として英語ができる日本人の上司がいれば2回に一度は1on1を英語でやってもらうといいかもしれません。専門用語も同時に吸収できます。


いくら翻訳機能が上達しても 本人の口から出てくるリアルタイムのコミュニケーション能力は今後も重要視されると思います。実践から始めて英語とグローバルコミュニケーションのスキルを上げていきましょう。ロコグローバルパーソンのへの第一歩ですね。