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英語で考える-「お宝」なJob Description

前回の記事「増え続ける仕事の処方箋-Job Description」では、増えていく業務を整理するために、Job Descriptionを上手く使いましょうという記事を書きました。

ただ、そのためにはJob Descriptionについてきちんと理解できていないと片手落ちですね。

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ということで今回の記事では、「英語で考える-「お宝」なJob Description」と題して、英語でのJob Description(JD)の基本的理解、書き方について紹介します。

 

外資系ではほとんどの場合、JDは英語です。まずこの英語に慣れておく必要があります。JD の英語は多少独特ですが、お決まりの書き方を押さえておけば、それほど難しいことはありません。JDが書ければ、転職時に職務経歴書を英語で書くこともそれほど難しくはなくなるでしょう。

 

JDは会社で用意されている場合も多いですが、JDは自分や部下の仕事の範囲なので、自分で書くことも多いです。JDの内容には上司や本人が責任を持つ必要があります。今後どの会社でもJD、またはそれに準じた文書を用意する必要性は高まっていくと思われます。また、JDには業務情報が凝縮されており、業務内容を整理するための「お宝」情報です。

 

JDを英語で理解するメリット

  • 発想や着眼点は英語という言語がベースであり、英語で考えたほうが理解が明確になる。
  • 自分の業務内容が英語で理解・説明できる
  • 英語で仕事内容をロジカルに説明できるようなる
  • 英語での採用面接で職務内容についてやりとりができる

 

ジョブディスクリプションとは?-募集要項との違い

JDの理解の前に、「ジョブディスクリプションと募集要項の違い」について押さえておきましょう。JDは採用時に使われる募集要項と異なるという解釈もありますが、基本的には同じと考えてもらっていいと思います。ちなみに募集要項は英語で ”Application Requirement” です。

もちろんJDの目的は募集要項とは違いますが、内容は大きくは変わりません。どちらも仕事の内容や義務、責任、資格について書かれています。

違いは募集要項は求める人材の人物像と待遇内容が追加で書かれている点です。  JDの場合は、責任や義務を実行するコンピテンシーなどに重きが置かれています。会社によってこのあたりは様々でしょう。

 

英語で Job Description を理解してみよう

JDの基本的内容は下記のとおりです。

  • Title/Position:自分の職位やポジション。
  • Overview, Summary, Purpose:仕事の概要、目的。
  • Duty&Responsiblity:仕事を実行する上での義務、責任、実行責任。”Duty” と ”Responsibility” はほぼ同じと考えておけばいいでしょう。”Duty” はよく「社会道徳的にコミット、期待される行動」、 ”Responsiblity” は「合意して結果に責任を負う行動」と解釈されています。ただしJDの場合、「自分が責任を負う仕事」とシンプルに考えたほう理解もスムーズです。
  • Qualification:資格要件:学歴、職務経験、語学能力、PCスキル、リーダーシップなどいろいろな要件が含まれます。さらに詳しく書く場合は以下のようなQualificationに分かれる場合もあります。

- Requried Qualifications:必須のもの
- Prefered Qualifications:あれば望ましいもの
- Education and experience:学歴と経歴
- Technical knowledge and skills:専門的知識やスキル

  • Abilities:求められる能力、特性(コミュニケーション力など)
  • Impact:影響、結果。JDならではの項目です。この場合は、仕事の義務や責任が果たせない場合、結果的にどのような結果が起きるかについての記述です。例えばHRであれば「人材が定着しない」などですね。

また、最近はコンプライアンス、エンゲージメント、SDGsなどが全JDの共通の項目として定型文書として挿入されている場合もあります。

JDで使われる典型的英語と表現

では英語で簡単なJDを書いてみましょう。あくまで例ですので、本来のJDよりはかなり短くなっています。

  • Title/Position:Distribution Manager

ここはポジションのタイトルです。とりあえずのタイトルとしました。

  • Overview, Summary, Purpose:

JD自体がサマリ-なので、概要はポジションと部署の機能の関わりを意識して書くとよいでしょう。いわゆる ”high level overview” です。資格などは含めてなくてよいです。
全体像を説明する目的なので、箇条書きよりも”Narrative”(記述式)が外資系の場合はおススメです。
出だしは動詞で始める場合と主語で始める場合があります。(例:Manage・・・、This position manages・・・)。今回は動詞で始めてみます。正式なものでも2,3センテンスがベストです。

Manage and oversee all stages of distribution activities from importing through domestic transportation to achieve a high level of distribution service and provide leadership to increase employee engagement.

  • Duty&Responsiblity

箇条書きで動詞で始めます。役割を意識した動詞を使用します。manage, develop, conduct, implement, provide, leadなどがよく使われます。主任であれば ”Supervise” などを使用します。シンプルに「何をどうするか?」という構文です。

Manage department resources to achieve departmental objectives.
Develop strategic distribution plans and build relationships with key partners.
Conduct continuous improvement activities.

  • Qualification

資格要件は箇条書きでシンプルにまとめます。"required"(必須)、”prefered”(尚可)など必須条件かどうかも明記します。 "excellent", "strong" など、日本人なら使いにくい単語が並びますが堂々と使いましょう。

- University Degree (BA Degree)required
- 4 to 6 years experience in the distribution management
- Excellent teamwork skills
- Ability to prioritize and handle multiple tasks
- Business level English and Japanese required.

 

まとめ-JDは「お宝」

英語でJDを理解し、自分で書いてみることは外資系に限らず今後必要なスキルです。

特に日本でもジョブ型雇用が進む中、職務の定義は会社にとって重要であり、JDはそのよりどころとなります。

個人にとっても、JDをきちんとレビューすることは、自分の仕事の本質を整理するために重要です。

 

JDの理解については、英語で理解し英語で書いてみることが一番です。英語で理解することにより「いろいろあって整理できない仕事の内容」がシンプルかつロジカルに理解できます

JDの英語は説明を目的としているので、難しくはありません。自分の力で理解し、書いてみることでGlobalで通用するJDが出来上がります。また、JDがあればいろいろなシーンで自分の仕事内容を説明するのにも役立ちます。

 

JDは往々にして「お飾り的文書」として扱われがちですが、仕事のエッセンスを定義した「お宝」情報です。英語でJDの作成、レビューを通して、Globalマーケットでの自分の仕事を明らかにしてみましょう!