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「ホウレンソウ」で英語コミュニケーション力をアップ!

ビジネス現場では「報連相」(ホウレンソウ)という言葉をよく聞きます。コミュニケーションスキル(マナー)の一つで「報告」、「連絡」、「相談」のそれぞれの最初の文字をとった言葉ですね。 日常的ビジネスコミュニケーションのポイントをうまくまとめた言葉だと思います。

 

ただ、英語には報連相に似た言葉はありません。これは相手に説明することに重きを置くローコンテクストコミュニケーションが基本だからです。つまり外資系やグローバルビジネスでは身に着けていて当然のスキルなのです。

外資系の募集要項や職務記述書(Job Description)には必ず ”Outstanding verbal communication skills” などど書かれています。

 

ではなぜ日本では報連相が重要視されているのでしょうか?それは日本のハイコンテクストコミュニケーションを補完するために必要だからです。

つまり日本人は報連相という言葉が生まれるぐらい、相手が知らないことを前提としたハイコンテクストコミュニケーションが苦手である、と解釈できます。

 

ロコグローバル人材(日本というローカルにいながらグローバルに通用する人材)にとっては、ハイコンテクストコミュニケーションスキルは必須です。

そこで英語でのコミュニケーションにおいても、日本人にもなじみの深い「報連相」を意識することで、ビジネス現場での意思疎通がスムーズになります

今回は「ホウレンソウを意識して英語コミュニケーション力をアップする方法」について、押さえるべきポイントとすぐに使える現場英語を紹介します。

 

報連相のおさらい

私の部下も報連相が好きで、時には5分おきぐらいに報告に来てくれます(笑)。また「あの人は報連相がうまくできていません」という相談をよく受けたりします。

まず報連相の定義とポイントをおさらいしましょう。

報告:上司や依頼者に自分が伝えたいこと相手が知りたいことを報告することです。

連絡:情報を共有するとことです。関係者に何かしらのアクションを依頼する「お願い」も含める方が自然です。

相談:問題や気になる案件について、解決策等のアドバイスを求めることです

 

英語での報連相

英語には報連相に該当する英語はありませんが、あえて現場目線で訳すと、報告=”Report”、連絡=”Contact”、相談=”Discuss” となります。

日本語での報連相は部下から上司という目線が基本ですが、英語ではその縛りはありません。例えば日本では上司が部下に対し、「進捗を報告します」というシーンはあまりないですが、英語ではReport、Contact、Discussについては職位の上下はあまり関係ありません

また、報連相の場合は、1on1 ミーティングやメールでの報告など、日常的に使われる英語になり、書き言葉と話し言葉を分ける必要はありません

 

では次にメールなどのテキストベースでのやり取りや、1on1 ミーティングで使える実践英語を紹介します。そのままビジネスで使えるシンプルな英語表現を選択しました。

Report:経過や結果を知らせる

実は ”I report you” とか ”Please report me“ というような使い方はほとんどされません。ドキュメントの意味として使われているぐらいです。

I am letting you know about… 

「~について報告します」ですが、ほぼ連絡と同じです。 

I would like to inform you about the result of XXX.

「XXXの結果について報告します」、多少フォーマルな感じです。

Please find the my daily report/summary

「添付にて日報をお送りします」、定例の報告書などはこの一文でOKです。

This is regarding your query on XXX, ….

「あなたのXXXについての質問について」という意味でトピックを限定できます。

 

Contact:連絡したり、依頼をする

連絡の目的によって、 単なる情報共有、連絡とお願い(質問に関する行動、サポートなど)の二つに分けるとシンプルに整理できます。

単なる情報共有の場合:単刀直入でOKです。

I would like to let you know about... 

「~についてお知らせします」報告と同じです。

I would like to share information I received.

「入手した情報を共有します」

This is for your information only (FYI). 

「情報共有です」、共有を強調したいときに使います。

 

連絡とお願いの場合:「何かしてほしい」という点を先に述べてから、理由を説明するとよいでしょう。短い文章であれば最後に「~して欲しい」をもってきてもいいでしょう。

I would like to ask you to XXX.

「~をしていただけますか?」という典型的な文です。

I have a favor to ask you. 

カジュアルな関係の場合に、「お願いがあるのですが」という意味で単体で使えます。

I would appreciate it if you could XXX. 

「~していただけると幸いです」、丁寧な言い方です。

 

Discuss:相談する

報連相では相談がConsultと訳されている場合もあります。報連相レベルの話題では ”I need to consult with you ” のような使い方はまずしません。

I have something to talk about…

「ちょっと話したいことがあるんですが」、カジュアルでFace to Faceでも使えます。

I would like to discuss this with you.

「相談したいことがあります」、教科書英語的ですが定番です。

Please let me know your thought.

「考えを聞かせてください」、簡単に説明した後にインプットを求める場合に使えます。 

 

ホウレンソウの英語を使いこなすコツ 

英語のコミュニケーションでは報連相は定義が明確には分かれていません。進捗状況、結果の連絡、依頼、相談事など、status, result, ask, discussなどの単語を上手く使いましょう

また、ロジカルかつハイコンテクストなコミュニケーションを心がけましょう。英語のネイティブスピーカーがいつもロジカルとは限りませんが。

 

まとめ-報連相を意識し、コミュニケーション力をアップ

報連相は日本語でも英語でも重要なコンセプトです。

ただ英語の場合はEssential Communication Skillとして折込み積みで、明確に定義されたスキルとしてはありません。

日本で報連相が重要視される理由は、日本語でのコミュニケーションがハイコンテクストであるため、特にビジネスシーンでは「報連相を意識して話すことが必要」という背景があります。

 

そこで英語でも報連相を意識してコミュニケーションをとることで、スムーズな情報伝達が可能になります

また、実際のコミュニケーションはReport, Contact, Disucssが混在することが普通ですので、Reportなのか、Contactなのか、Discussなのか、またそのうちのどの組み合わせなのかを整理してコミュニケーションする必要があります

海外では情報を知らされていないと(知らせているつもりでも)、「そんなことは初耳だ」 と言われたりすることがあります。場合によっては炎上することがありますので、日頃から報連相を意識することは特に重要です。 

報連相は根回しにも役に立ちます。「根回し」は日本的なビジネス慣例であるような気がしますが、 重要なプロジェクトの承認などには必要です。

また、私の元上司(日本人)も海外とのプロジェクトで働いていますが  ”No Information, No progress” であると言ってます。

 

日本では報連相は社会人一年目のビジネスマナー的に捉えられがちですが、外資系またはグローバルビジネスでは、報連相を意識することが効果的かつ効率的なコミュニケーションの第一歩と言えるでしょう。

ハイコンテクストコミュニケーションであるグローバルなマーケットで戦うために、日頃から報連相を意識して英語を使ってみましょう!