グローバル人材を目指す英語と思考のブログ

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仕事は思っているよりは忙しくない?

皆さん「仕事は忙しいですか?」と聞かれたらどう答えますか? 私は「全然忙しくないですよ、順調ですよ」と答えたいのですが、ついつい「いやーいろいろありますね、忙しいです」と答えてしまいます。やたらと「忙しい忙しい」と連発している方もいますが、多用するもの今風じゃないですね。忙しいアピールをしても同情ぐらいはされますが、結果が目に見えるものでない限り「どうしてあの人はそんなに忙しいんですかね?」ぐらいで終わってしまいます。ということで今回は「自分の仕事は本当に忙しいのか?」について考えてみたいと思います。「毎日忙しくて何やっているかわからない」という方々の参考になればと思います。

仕事の大前提は会社から期待されている結果を出すことに他なりません。何か大きなプロジェクトや 自分が絶対やってみたい仕事であれば、忙しさにも価値があると思います。一方で「なぜ忙しくて、どの程度業務にインパクトがあり、優先度はどうなのか?」という自問に答えられなければ、忙しさの原因・内容を整理しておく必要があります。まずこの問いかけから初めてみましょう。では忙しさの原因・内容を整理してきましょう。

「忙しいと思っている」自分を振り返る

自分の忙しいタイプをきちんと把握しておくことは大事です。タイプとしては

①「バタバタが日常化して考える暇がない」、②「バタバタを求めている」の二つに分けてみたいと思います。①の「バタバタが日常化して考える暇がない」タイプの方は、 仕事をこなすことが得意な場合が多く、どんどん仕事も集まってきて、断わることもできず、毎日忙しくなってしまいます 。②の「バタバタを求めている」という人は要注意です。忙しく している時に充実感を得るので、どんどん仕事を受けたりするタイプです。このように自分の忙しさが、自分の価値観をベースにしている場合が多いので、 自分がどういうタイプなのかを考えると対応も楽ですね。

全体のスケジュールをみて「重要でない仕事」を洗い出す

自分の仕事が多いか少ないかは、全体像を把握することである程度わかります。1か月分ぐらいのカレンダーやタスクリストをプリントアウトすると良いでしょう。意外に定例会議や本来の仕事ではないものも多いでしょうね。管理業務や雑務も多いかもしれません。

会議は要注意

特に長年続けている定例会議や、情報共有のための会議は要注意です。会議をなくすことができるか、別の方法でできないか、時間を短縮できるか、自分の出席が本当に必要か等を検討する必要があります。私の会議の効率化のプロジェクトをリードしたことがありますが、やはり大事なのは会議の前に目的と目標(この会議が終わる時にみんなが何も理解できているか)をしっかり説明しておくことです。ファシリテーターがいれば別ですが、邪魔にならない程度にファシリテーションするのも会議スキルの向上に役立ちます。ひとつ避けるべきポイントは「自分に意味のない会議だから参加はするが内職をする」ことです。内職しても仕事に集中できませんし、会議の内容も分からないし、いいことはないですね。

クワドラント(4マス分割)分析で整理する

これは緊急度と重要度(インパクト)を分析するフレームワークですが、一目瞭然でいろんなことに使えて便利です。 例えば重要と思われていることが会社の本質的なビジネスや自分のキャリアプランでは重要ではないのかもしれません。もちろん他の人や他部署にとっては大事なこともありますので、ないがしろにはできませんが、自分にとっての価値を決めておく必要があります。例えば品質管理システムが導入されてる会社は手順書を守るということに非常の多くの労力を費やしていますが、売上というビジネスの本質からは外れていると( 私は)思います。その辺りほどほどに信頼関係を失わないような形で取り組む必要があります。 緊急度や重要度に「小」がないのはそもそも仕事上で重要視する必要がないからです。

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自分の立場を明確にしておく

ルーチン業務が多い方は、仕事内容を折に触れて周りに説明しておくといいと思います。ルーチン業務担当者には様々な依頼が来るので、いちいち割り込んでくる業務を受けていてもきりがありません。このような場合は 、自分が本来しなければいけない業務の時間の締め切りが守れないとどのような結果になるかを説明しておくことがゆうこうです。横入り業務の抑制になります。管理職の場合も部下や周りに「自分の業務管轄はここまでである」ことをそれとなくアピールしておく必要があります。前の部署から非常に細かい事を聞いてくる場合もありますが、「それは私は知らない」と言える勇気も大事ですね。結果は責任持てませんが。

メールやチャットに時間をかけすぎない

メールやチャットもちろん便利なツールですが、とにかく時間をかけないことが大事 です。メールを書く時間やチャットで説明する時間を短縮するためにも、いつもロジカルな説明ができるよう心がけておくことが大事ですね。とにかく相手と自分の時間も使いますので、 メールやチャットをする前にちょっと考えて、時間もかけずに、タイミングよく処理することで忙しさも減ります。

番外-何もない空白の時間を作る

急に仕事が落ち着いて特にやることもない空白の時間も時にはあると思います。このような空いた時間に「考える」・「自分で価値のある仕事を創る」ことにちょっと気持ちを向けるといいと思います。Googleの20%ルール(Google社員は業務時間の20%を自分のプロジェクト以外の創造的なことに使っていい)のように一般的ビジネスパーソンにも創造力は必要ですね。

まとめ  忙しさの奴隷にならない

このブログの「これからの時間との向き合い方」という記事でも書きましたが、自分の時間をコントロールするとこは大事ですね。 自分の時間である以上は自分がなぜ忙しいのかをきちんと把握してそれに対して有効な対策をしていく必要があります。 そうすることで自分の仕事もしっかりでき、他からの依頼にもしっかり対応することができますね。

一番大事なことはとにかく忙しい忙しいという「忙しさの奴隷になっている」スタイルを止めて余裕綽々として仕事をして、結果を出していくことです。管理職非管理職にかかわらず、余裕を持って結果を出すスタイルはワークライフバランスにも役立ちますし、 良いプロトタイプとして周りから評価されると思います。忙しくても「忙しそうにみせない」形から入るのもいいかもしれません。自分の忙しさを管理して、コントロール感をもって毎日過ごしたいものですね。