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【PDCA】で回す「成功する」プロジェクトマネジメント

現代のビジネスパーソンにとっては、プロジェクトのマネジメント・コーディネート能力は重要なスキルです。

しかしながらプロジェクトが計画通りに完了することは稀ですね。

そんな時に役立つビジネスフレームワーク(効果的に実行するための仕組み)に PDCAがあります。このフレームワークを身に付けることで、プロジェクトマネジメント・プロジェクトコーディネートのスキルを身に付つけることがきます。また、仕事も人生も大きなきな目で見れば一つの大きなプロジェクトですので、いろいろな面で役に立つと思います。


PDCAとは?プロジェクトマネジメントとの関わり

PDCAは PLAN(計画)、DO(実行)、CHECK(評価)、ACTION(またはACT)(修正・見直しを実行する)の頭文字をとったもので、ビジネスの現場では定番の「継続的改善のためのツール」です。

このPDCAは一連のサイクルになっていて、計画、実行、問題のチェック、解決策の実行を繰り返すことで目的を達成します。元々は品質管理の手法として開発されましたが、業務改善など、幅広いビジネスシーンに応用されています。

今回はPDCAをプロジェクトマネジメントやコーディネートに活かし、目的を達成する方法を考えていきます。 

PDCAはプロジェクトマネジメントに役立つ!

プロジェクトといってもプロジェクトの大きさや立場によって様々ですが、PDCAを理解することでプロジェクトを効率的にリードしたり、建設的にかかわることができます。また、プロジェクト全体がどう動いているのかを把握することで、「木を見て森を見ず」というような本質的エラーも避けれます。

では、PDCAが具体的に役立つポイントを3つ見ていきましょう。

1.グローバルレベルで認知されているフレームワークである:今後は海外と共同でプロジェクトをする機会がますます多くなるでしょう。このような環境ではグローバルレベルで認知度が高いフレームワークを使うことが大事です。ロコグローバルパーソンにとって必須のスキルとなります。

2.全体を見渡すことができる:大事なプロジェクトほど気合がはいります。ただ、がむしゃらに働いても 計画ばかりで実行に移れない、細かいところにとらわれてしまう、修正が後回しになるなどのリスクが発生します。そこで全体を管理するスキルが大事になってきます。

3.長丁場をコントロールできる:数ヶ月、もしくは半年から1年というようなプロジェクトの場合は、 だんだん管理が行き届かなくなり、目的や目標から脱線する場合が多く発生します。PDCAを回せば回すほど軌道修正をする機会を多く持つことができます。本来の目的から外れることなく、プロジェクトの成功の確率が高まります。

プロジェクトとPDCAの基本的ステップ

「PDCAを回す」と頭では理解できていても、いざ実行となると色々な作業が必要になってきます。まず 、PDCA を使ったプロジェクト運用を「どこから、どうはじめるか始めるか?」について具体的な方法を紹介します。

1.前提条件:目的はPDCA外で決める

PDCA を回す前に大事な前提条件があります。それは「まず目的・目標がしっかり決められていること」です。PDCA のPLAN(計画)に目的や目標設定を含める 解釈もありますが、「プロジェクトをうまく回すこと」と「何を達成したいか」は別に考えたほうがいいでしょう。 目標設定となると問題の発見、分析、解決策立案などに多くの労力・時間が取られます。PDCA はあくまでプロジェクトをうまく運用していくツールと考えると効果的です。

2.PLAN(計画)

計画と聞くとまずスケージュール的なものを思い浮かべるかもしれません。ただ、この段階では色々なツールの作成が必要になってきます。主なものとしては下記の5つを押さえておけばいいでしょう。

     2-1.WBS(Wrok breakdown Structure):プロジェクトに必要な業務を細分化する作業です。各担当者レベルで実行可能な作業まで細分化することがポイントになります。 

     2-2.スケジュール策定:マイルストーン(中間目標)を含めて作成します。可能な限り簡単なフォーマットでスケジュールを作ることをお勧めします。ガントチャートも有効ですが、ガントチャートは更新する手間がかかりますし、アクションやリスクを反映するようには作られていないので、エントリーレベルではあまりお勧めしません。アクションリストも更新が簡単なフォーマットで作成しましょう。

     2-3.コミュニケーションプラン:「どの段階で、誰とどのような形で、どのような方法でコミュニケーションをするか」を計画しておけば、コミュニケーションを効率的にかつスムーズに進めることができます。

     2-4.ステータスレビューシート:これは PDCA のチェックの為のツールです。進捗を報告したり、リスクの特定、リスクに対する対策を確認できるフォーマットにしておきます。ステータスの報告はダッシュボード(図表などを「見てわかる」ようにまとめたビジュアルな資料)の使用も有効ですが、やはり初めのうちは簡単なフォーマットにしておいたほうが無難でしょう。

3.DO(実行):

PLANの段階で実行可能な段階までタスク、担当、期日が決められていますので、その通りに実行することになります。またその後のDO、CHECK、ACTIONに必要なツールはあらかじめ共有して共通認識を持っておくことが必要です。

また、実行するときはプロジェクトチャーターに基づいて十分なイニシエーションやコミットメントが必要です。影響力のある人からプロジェクトメンバーに対しお願いするのも効果的です。時には虎の威を借るのも大事ですね。 

4.CHECK(評価):

マイルストーン完了のタイミングで進捗をレビューシートでレビューします。ただ、一つ一つのマイルストーンの終了までの期間が長い場合は、「必要な時」に簡単なミーティングやコミュニケーションを持ったほうがいいでしょう。定量的なKPI を設定していればレビューも効果的にできます。

5.ACTION(修正・見直し):

アクションはあくまで改善を実行するアクションになります。よってここで修正プランやMitigation Plan(緩和策)を意識してアクションを起こす必要があります。 

6.NEXT PLAN(次の計画):

改善の実行が完了したら、効果をモニターし、再度プロジェクトの計画を立てます。この場合、次のプランは計画全体の見直しと捉えたほうが、PDCAサイクルを理解できると思います。

PDCA のプロジェクトマネジメント上の留意点・ポイント

  • 回すことを止めない

PDCAを繰り返すことで徐々にゴールへの道筋が徐々に具体的かつ現実的になってきます。プロジェクトメンバーのモチベーションも上がってきますので、プロジェクトマネージャー、コーディネーターとしては、この慣性力を止めないようにすることが大事ですね

  • プロセスを周知する

メンバーに対してもPCDAでプロジェクトを運用することを伝え、合意しておく必要があります。このプロセスでゴールに到達するというイメージングが大事になってきます。

  • プロジェクトマネージャーが全てやろうとしない

実務やチェックは権限委譲し、任せておく必要があります。「よく気づく人」がメンバーにいると心強いですが、口出しをしたくなっても、メンバーの成長と思って我慢しましょう。

  • リスクと対応策の仮説を立てておく

ステータスデビューの段階で現場とリスクについて話していても、現場が大変な場合は 漏れが発生してしまう場合があります。プロジェクトマネージャーやコーディネーターは仮説を立てながらリスクや対応策を洗い出す必要があります。

  • 成功体験をタイムリーに共有する

PDCA は改善を継続的に繰り返す方法なので、達成感がなかなか味わえないという問題もあります。まとまったタスクの達成状況をメンバーと適時共有して進めることが大事でしょう。

まとめ PDCAはプロジェクト運用の基本

 PDCA はプロジェクトマネジメント、プロジェクトコーディネートにおいて、基本かつ重要なスキルなので必ず身につけておきたいですね。

プロジェクトマネージャーやコーディネータ-は全体を見つつ、うまく調整していくスキルが大事です。PDCA は全体を見渡しうまくコントロールするための汎用的なツールとしていろいろなプロジェクトに役立てることができます。

PLANの段階では時間を多く投入する必要がありますが、前述したような WBS などのツールを使って、効率的に各プロセスの資料作りなどを進めるといいでしょう。英語で”Don't reinvent wheel" (車輪を再発明するな)という言葉がありますが、「既に発明されたものがあればそれを使いましょう=無駄な遠回りは避けましょう」という意味です。使えるテンプレートやツールはたくさんありますのでそれを有効に利用しましょう。

DOの実行については実行がないプロジェクトは進行してないものも同じです。ある程度仮設がたったら、「まずやってみる」という点が大事です。

CHECKやACTIONはプロジェクトがバタバタしてくるとどうしても後回しになってしまいますが、対処療法でなく、根本原因をしっかりレビューすることが必要です。 PDCA と言う重い車輪を回すことを止めないことが大事ですね。

一方、PDCAはもう古いという指摘もあります。現在ではそれに替わるフレームワークとしてOODA(ウーダ)ループがあります。OODAは、Observe(観察)- Orient(状況判断)- Decide(意思決定)- Act(行動)をループ化することにより、意思決定を早くし、行動するアプローチです。確かに現代のようなVUCAな時代に求められそうなAgileな(迅速な)アプローチですね。 ただPCDAとうまく連携させ、補完しながら二つのいい点をプロジェクトマネジメントに活かすといいでしょう。

 PDCAはビジネスの基本的なフレームワークですので、是非小さいプロジェクトでもいいので、 PDCAを使ってプロジェクトをやっていただきたいと思います。もちろん PDCA だけではプロジェクトの完遂は100%担保はできません。リスクを洗い出すMECEなどのロジカル思考、リーダーシップ、コミュニケーションスキルなど様々なビジネススキルが必要になります。結果的にPDCA と言う基本的なルール上で他のビジネススキルを総合的に投入するので、ビジネスパーソンとしての地力があがります。まず「PDCAを意識し、実行する」ことで自分の成長の車輪を回していきましょう!