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なりきりコンサルのレポート術-書いてみよう!

最近、私の管理する業務の問題解決のため、長めの調査レポート(提案書)を書きました。せっかくなので、コンサルティング会社に依頼するような前提で、自分自身がコンサルになったつもりで書いてみました。自分を盛り上げるために「なりきること」は大切ですね。

また、たまたま別の部署が最近コンサルに課題分析を依頼したレポートを目にしましたが、この内容をみて「これなら私でもできるかも?」と浅はかならが思った次第です。

どちらにしろこの件は長年の懸案事項であり、過去にもいろいろと提案をしてきましたが、提案のまとめのつもりで調査レポートを書くことにしました。

かなり時間もかかりましたが、会社への提案としてある程度価値がある(そう人信じないと救われない)レポートができたと思います。また、スキルアップにも非常に役立ったと感じました。

そこで今回は「なりきりコンサルのレポート術」というお題で、調査レポートを作成した過程での気づきやポイントについてお話ししたいと思います。ポイントや気づきとは言っても多くは反省点ですが、お役に立てれば幸いです。

調査レポートとは

今回の「調査レポート」とは、企業の問題点についてコンサルティング会社が提供する問題発見や解決策の提案レポートを指しています。
みなさんの周りでもコンサルに問題解決の調査を依頼したケースがあると思います。
コンサルに頼む理由としては、客観的なデータに基づいた問題分析や解決の提案が比較的手間をかけずにできることでしょう。 基本的内容は環境分析、問題点特定と分析、改善や解決策の提案となります。

自分で調査レポートを書くメリット

ただでさえ日常の仕事が忙しいのに、わざわざ調査レポートを書く理由は下記のような「メリットがたくさんあるから」です。

  • 今も今後も求められるスキルである「問題解決能力」が身に付く
  • 会社や自分の部署が抱える課題に正面から向き合う機会が持てる
  • 課題をきちんと整理でき、自分の考えを持つことができる
  • レポート作成時に調べた知識、スキル(QC7つ道具など)が身に付く
  • コンサルに依頼するベンチマークになる
  • もしからしたらコンサルを雇わなくて済む?

たとえ提案の機会がなかったとしても、これらのスキルは身に付きますし、提案できれば、これらのスキルを磨きあげる機会を(それなりのプレッシャーはありますが)持つことができます。

調査レポートを書くときの姿勢

せっかくなので「コンサルになりきって」みましょう。一般的な課題解決のフレームワークや思考について理解できているとベターですが、課題がはっきりしていれば、レポートを書きながら必要なスキルを学んでいく方法もあると思います。
また、お金を取るつもりでレポートを書くことも大事ですね。実際にコンサルと同程度のレポートができるかはともかく、自分が業務として使った時間を対価としてきちんと会社に提供するつもりで書くと気合も入りますね。

調査レポート書いて分かった反省点とポイント

まとまらない!

とにかく最初からきちんとレポートの内容をデザインしておくことが大事ですね。当ブログで「最初から正しくやる」とは?-仕事上の3つのプロセス」でも書いていてなんですが、あらためて目的を把握し、問題の切り口を考え、データやKPIを整理しておくことが必要と痛感しました。

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データがまとまっていない!

データがいろいろなフォーマットで作成されており、統一されていないので、 データの比較やまとめに苦労しました。
面倒ですが最初から可能な限り、いろいろな項目をカバーできるデータを作成した方がいいですね。

時間がかかりすぎ!

過去に作成したデータを探すために時間がかかり、 時として同じデータを作ることになってしまいました。
改めてデータをきちんと階層的に、かつアクセスしやすい方法で管理しておく必要があると思いました。 センスも問われる問題ですね。

切り口の設定に手間取った!

レポートを書いていると、問題が多岐にわたる側面を持つことに気づきます。費用のことか、人員のことか、はたまた設備のことを言いたいのか、書いていて迷子になることが多かったです。
これも自分の記事「最初から正しくやる」で書いていますが、「機能」や「要素」に分解し、いろいろ組み合わせてみると上手く整理することができると思います。

対象者の設定がむずかしい!

今回は説明する相手がローカル(日本)のリーダーシップチームとAPACのリーダーシップチームが対象でした。理解度がばらばらで、どこまで詳細に説明するか悩みました。
一番わからない人に合わせて、一般的かつ常識的な切り口で記述する必要があり、その点で自社特有の件は可能な限り詳細に書いたほうがいいでしょう。

(番外)英語にするのが大変だった!

外資系で働いていていつも非常に面倒だと思うのは、日本語と英語の資料をすることです。 日本語で作ったグラフなどは凡例や貨幣を変えたりと面倒でした。
これは日本の外資の宿命のようなものですが、せめてデータは英語化したほうがいいですね。また、楽天のように「英語公用語」を提案してみましょう(笑)。

まとめ-「なりきりコンサル」で会社と自分に貢献

今回は「コンサルになりきって提案レポートを書いてみよう!」というテーマでした。会社にも自分にも価値のある作品ができたと思います。もちろん本業のコンサルレポートとは質も違うと思いますが、このレポートをきっかけとして会社もいい方向に動いていくと信じて書きました。実際に提案してみて、今後いい方向に向かっていくと感じています。

コンサルに「なりきって」書くのは楽しい経験でした。「なりきる」ことで「会社にお金を払ってもらうぐらいの仕事をしないと」と自然と思えてきます

レポートを書く過程で思ったより右往左往しましたが、切り口の整理、データのまとめ方、提案のアプローチなど多くのスキルを見直し、整理することもできました。時間もかかったので、「あのメールに返信しないと・・・」と思いながら書いていましたが、細々としたメール100件に返信するより何十倍の価値があると思います。

みなさんも自社のビジネスプランにかかわる案件であれば、会社にとっても自分にとっても一石二鳥の調査レポートなるので、今回の記事を参考にして、ぜひトライしてもらえたらと思います。レポートを書き上げたあとは自信がつき、周りにも説得力がある話ができるようになります。

また、機会があればネットにある調査レポートや、会社でコンサルに依頼したレポートなど見てみるとよいでしょうね。

ちなみに今回書いた調査レポートの冒頭は「エクゼクティブサマリー」を配置しています。これは意思決定者に「意思決定に必要な情報」を提供するサマリーで、これだけ読めば意思決定者達が「どの様な判断をすればよいのか」のおおよその検討がつくように書かれます。このセクションも大事なので、当ブログの記事エグゼクティブサマリーみにる「効果的レポート術」も読んでいただけると幸いです。

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