ロコグローバルパーソン

“ふつうの人”とグローバルをつなぐ英語と思考

すぐに役立つ調査レポート術-「構成」を押さえよう

今回は「すぐに役に立つ調査レポートの構成」についてです。
当ブログの「なりきりコンサルのレポート術-書いてみよう!」でも書きましたが、きちんとした業務関連のレポートを書くことは、日常業務のメール100通に返信するよりも、何十倍の価値があります。その価値ある作業を効率化したいですね。

ただ、よいアイディアが浮かび、いろいろデータも収集し、内容もまとまったが、いざレポートを書こうとすると、次に問題になるのが、レポートの構成をどうするかです。構成がきちんとしていないと、よいアディアも上手く伝わりません

そんな「どう書こう?」と思った時に、すぐ書き始めることができるよう、基本的な構成とポイントについてまとめました。ビジネスフレームワークもそうですが、テンプレートを使うことで効率的かつ効果的に目的が達成できます。レポートの構成は以前調査を依頼したコンサルさん(アメリカ人が書いた英語のレポート)の調査レポートを参考に自分流にアレンジしてみました。

調査レポートの構成を押さえておくメリット

レポート構成のテンプレートを持っておくと、もちろん「レポートが書きやすくなる」、「伝わりやすいレポートが書ける」というメリット以外にも副産物的メリットもあります。

頭を整理することができる:問題を構造的に考える(考えをまとめ、整理する)練習になります。

すぐプレゼン用資料が作成できる:レポートから必要な情報を抜き取り、パワーポイントで編集し、すぐに提案用資料を作成できます。

ハイコンテクストなコミュニケーションが可能になる:Globalとのコミュニケーションとして役に立ちます。

レポートの基本的構成

まずは基本的レポートの構成を紹介します。ロコグローバルパーソンを目指す!ので題目は英語メインです。

  1. Table of contents(目次)
  2. Executive Summary(計画・提案概要)
  3.  Introduction(前置き-目的、調査方法、対象)
  4. Observation/Finding(調査結果、発見、提案)
    4.1 Area of Strength(強味)
    4.2 Significant Observation(重要な観察・発見)
          Discussion/Recommendation(検討・提案)
    4.3 Minor Observation(軽微な観察・発見)
          Discussion/Recommendation(検討・提案)
  5. Conclusion(結論)
  6. Supplemental Data(補足資料)

では、次にそれぞれのセクションの概要とポイントを簡単に解説します。目次はとばします。

2. Excecutive Summary(計画・提案概要)
計画や提案の概要で「これだけ読めば意思決定者達がどの様な判断をすればよいのか」のおおよその検討がつくセクションです。
ポイント:各セクションの重要な部分を抜き出して簡潔にまとめます。「どのような背景からこの調査が行われ、何ががわかって、どんな提案があるのか」を簡潔にまとめましょう。

3. Introduction(Objectives, Research Method, Scope)(前置き-目的、調査方法、対象)
本題に入る前の導入部分として背景、調査目的、 リサーチの方法やデータ収集方法、調査対象やスコープが記述されます。
ポイント:分かりやすい背景の説明、客観的なデータ(会社のERPからのデータ、リサーチ会社の資料)、焦点を当てるべき分野を示して説得力を高めておきます。

4. Observation/Finding、Discussion/Recommendation (観察、発見、提案)
ここから本題にはりますが、Obervationの結果を次の3つサブセクションに分けます。順序はケースバイケースで変えてもいいと思います。

4.-1 Area of Strength(強味)
良い点をサマリーします。よい点にも触れることは大事ですね。

4.-2 Significant Observation/Findings(重要な観察、発見)
4.-3 Minor Observation/Findings(軽微な観察、発見)

各サブセクションの観察、調査した結果、どの様な情報が得られたかを客観的に記載します。次にこの2つのサブセクション下にそれぞれDiscussion・Recommendation(検討・提案事項)を加えます。
調査内容は客観的事実、Discussionは議論すべき点、Recommendationは提案という形で書いておきます。
ポイント: きちんと切り口とスコープをはっきりさせ、それぞれの指摘事項をまとめていきます。切り口とスコープが上手く整理できていないと、指摘や提案が重複したりするので、セクションごとに異なる議論がされていることを確認しましょう。

5. Conclusion(結論)
調査の結果で「明かにされた(または再度確認された)重要事実を記述し、それについて提案(改善策など)にフォーカスして書きます。
ポイント:長く書く必要はありません。書いていくうちに「あれもこれも」書きたくなってきますが、その誘惑に打ち勝ちましょう。「ようするに~」と概念化できると良いですね。

6. Supplemental Data (補足資料)

調査に使用した分析結果(主にグラフやチャートなど)を示すセクションです。重要なグラフやチャートは Observationのセクションで挿入するべきですが、その他の補完的な資料を列挙しておき、すぐに参照できるようにしておきます。

 

まとめ-構成を押さえて作業をコントロールする

勢いに任せて書いていると、話が脱線したり、重複したり、前後したりしてしまします。そこでレポートの基本的な構成をしっかり押さえておけば、その構成に内容を当てはめていくことで、調査内容をレポートにするという作業がスムーズに進行できます
また、構成という外枠があるので、内容が脱線することなく、コントロールできる範囲で相手にもわかりやすいレポート書くことができます。もちろん質問された場合もきちんと回答できることができます。
このような定形レポートを書くことで、 問題を構造的に理解できる、プレゼン資料がすぐ用意できる、グローバルコミュニケーションで利用できるなど他のメリットも多くあります。

今回の記事は「すぐに役立つ調査レポートの構成」について考えてみました。すぐに混乱しがちな自分の頭を整理する手法として書きましたが、同じような問題で悩んでいるビジネスパーソンのお役に立てれば幸いです。
また、当ブログの記事「エグゼクティブサマリーみにる「効果的レポート術」」でエクゼクティブサマリーをどう書くか、「なりきりコンサルのレポート術-書いてみよう!」で調査レポートを書く上でのポイントをそれぞれ紹介しています。今回の記事も併せて「レポート術三部作」?として参考にしていただけると幸いです。

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